Skillnad mellan versioner av "Föredragningslista till styrelsemöten"

Från Kulturhuset Jönköping Wiki
m
 
(8 mellanliggande versioner av 3 användare visas inte)
Rad 1: Rad 1:
'''Styrelsemöte för Föreningen Kulturhuset, ''år-månad-dag''''''
+
===Vad som tas upp på ett styrelsemöte===
  
1. Mötets öppnande - (Ordförande hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat.)
+
'''Styrelsemöte för Föreningen Kulturhuset, ''år-månad-dag'''''
  
2. Val av mötesfunktionärer - (Vilka personer som ska inneha de olika ansvarsrollerna under mötet.)
+
'''1. Mötets öppnande'''
  
2.1. Val av mötesordförande - (Mötesordförandes uppgifter är att leda mötet, presentera punkter, fördela ordet, sammanfatta diskussioner och se till att beslut tas på rätt sätt samt att se till att folk håller sig till punkterna så att mötet håller tiden.)
+
Ordförande hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat.
  
2.2. Val av mötessekreterare - (Mötessekreterarens uppgift är att föra anteckningar (protokoll) under mötet. Det viktigaste är att alla beslut som tas under mötet finns  antecknade och om det fanns några eventuella motståndare till förslaget. Mötessekreteraren ansvarar för att justerarna får protokollet i rimlig tid så att de hinner kolla igenom och komma med eventuella ändringar innan de glömt bort vad som sas. När detta är gjort signerar mötessekreteraren protokollet.  Personen ansvarar även för att lägga upp protokollet på wikin och ser till att det skrivs ut och hamnar i avsedd pärm på kontoret.)
+
'''2. Val av mötesfunktionärer'''
  
2.3. Val av justerare tillika rösträknare - (justerarens uppgift är att läsa igenom mötessekreterarens anteckningar och kontrollera att de stämmer med vad som sagts och beslutats. Denne gör eventuella ändringsanteckningar och skriver sedan under protokollet. Protokollet är inte giltigt förrän det signerats av samtliga justerare som utsågs på mötet. Rösträknare räknar röster vid eventuell votering/omröstning. Oftast är justerare och rösträknare samma person.)
+
Vilka personer som ska inneha de olika ansvarsrollerna under mötet.  
  
3. Fastställande av föredragningslista - (Har dagordningen kommit i tid? Har alla läst igenom den? Finns några förslag på ändringar eller ytterligare punkter? Efter eventuella ändringar frågar mötesordförandes om alla godkänner dessa och fastställer därmed dagordningen.)
+
Rollerna är:
 +
* ''Mötesordförande'' - Mötesordförandes uppgifter är att leda mötet, presentera punkter, fördela ordet, sammanfatta diskussioner och se till att beslut tas på rätt sätt samt att se till att folk håller sig till punkterna så att mötet håller tiden.
  
4. Nästa möte - (Ja, besluta om när nästa möte är helt enkelt. Vi har denna punkt tidigt så att alla som deltar på mötet ska vara med och besluta om och veta när nästa möte är.)
+
* ''Mötessekreterare'' - Mötessekreterarens uppgift är att föra anteckningar (protokoll) under mötet. Det viktigaste är att alla beslut som tas under mötet finns  antecknade och om det fanns några eventuella motståndare till förslaget. Mötessekreteraren ansvarar för att justerarna får protokollet i rimlig tid så att de hinner kolla igenom och komma med eventuella ändringar innan de glömt bort vad som sas. När detta är gjort signerar mötessekreteraren protokollet.  Personen ansvarar även för att lägga upp protokollet på wikin och ser till att det skrivs ut och hamnar i avsedd pärm på kontoret.
  
5. Uppföljning av beslutsliggare - (I beslutsliggaren finns alla tidigare beslut antecknade. Vilka beslut togs på förra mötet? Finns det tidigare beslut som skulle vara färdiga till detta mötet? Finns det viktiga beslut som inte genomförts? Varför? Uppföljning av beslutsliggare helt enkelt!)
+
* ''Justerare tillika rösträknare'' - Justerarens uppgift är att läsa igenom mötessekreterarens anteckningar och kontrollera att de stämmer med vad som sagts och beslutats. Denne gör eventuella ändringsanteckningar och skriver sedan under protokollet. Protokollet är inte giltigt förrän det signerats av samtliga justerare som utsågs på mötet. Rösträknare räknar röster vid eventuell votering/omröstning. Oftast är justerare och rösträknare samma person.
  
6. Inkommen korrespondens - (Har det kommit in några förfrågningar, inbjudningar, klagmål eller förslag till styrelsen via mejl, brev, facebook, telefon eller brevlådan utanför kontoret som inte kräver en egen punkt, men där styrelsen behöver ge besked om något så tas det upp här.)
+
'''5. Fastställande av röstlängd'''
  
7. Rapporter utskott
+
Här kontrolleras vilka av de som är på mötet som får rösta om det dyker upp en fråga som man behöver rösta om. Det är bara ordinarie ledamöter som har rösträtt och styrelsens ordförande har utslagsrösten.
  
7.1. Arbetsutskottet – (eventuella beslut som tagits mellan styrelsemötena redovisas samt arbetsutskottets arbete sedan förra mötet.)
+
'''4. Fastställande av föredragningslista'''
  
7.2. Ekonomiutskottet – (Ekonomiska rapporter gås igenom.)
+
Har dagordningen kommit i tid? Har alla läst igenom den? Finns några förslag på ändringar eller ytterligare punkter? Efter eventuella ändringar frågar mötesordförandes om alla godkänner dessa och fastställer därmed dagordningen.  
  
7.3. Personalutskottet – (Frågor kring anställningar, arbetsmiljö osv)
+
'''5. Nästa möte'''
  
8. Rapporter personal - (Personalen är anställd för att sköta det som löpande måste fungera för att verksamheten ska fungera och som med stor sannolikhet inte fungerar om det bara sköts av ideella.)
+
Ja, besluta om när nästa möte är helt enkelt. Vi har denna punkt tidigt så att alla som deltar på mötet ska vara med och besluta om och veta när nästa möte är.
  
8.1. Administrativ samordnare - (Rapporten innehåller det som Administrativ samordnare ansvarar för utöver ekonomi och bokföring, exempelvis personalfrågor, om arbetsuppgifter utförts sedan sist styrelse > personal, admsam > personal, säkerhetsfrågor, försäkringar mm)
+
'''6. Uppföljning av beslutsliggare'''
  
8.2. Operativ samordnare - (Rapporten ska behandla det som operativ samordnare ansvarar för: uppdatering kring loppis (Antal gånger förra månaden. Hur ser bokningarna ut? Eventuella problem?), uthyrningar (Vad har hänt? Vad är på gång? Behov av jour?), utrustning (Funkar allt? Finns allt?), taggsystemet (Har det rensats vid månadsskiftet?), piggelinsystemet (Vilka har fått piggeling sedan sist? Utskrift från ”bokföringen”.)
+
I beslutsliggaren finns alla tidigare beslut antecknade. Vilka beslut togs på förra mötet? Finns det tidigare beslut som skulle vara färdiga till detta mötet? Finns det viktiga beslut som inte genomförts? Varför? Uppföljning av beslutsliggare helt enkelt!
  
8.3. Övrig personal
+
'''7. Inkommen korrespondens'''
  
 +
Har det kommit in några förfrågningar, inbjudningar, klagmål eller förslag till styrelsen via mejl, brev, facebook, telefon eller brevlådan utanför kontoret som inte kräver en egen punkt, men där styrelsen behöver ge besked om något så tas det upp här.
  
9. Personalfri punkt (Här diskuteras frågor som rör personalen där personalen inte är närvarande, exempelvis eventuella problem eller personliga saker som inte rör övriga anställda.)
+
'''8. Rapporter utskott
  
10. Rapporter arbetsgrupper och ansvarsområden mm
+
'''   8.1 Arbetsutskottet – eventuella beslut som tagits mellan styrelsemötena redovisas samt arbetsutskottets arbete sedan förra mötet.
  
10.1 Information, kommunikation och media (Hur fungerar kommunikationen intern, informationen utåt och har vi synts i media något.)
+
  8.2 Ekonomiutskottet Ekonomiska rapporter gås igenom.
  
10.2 IT-gruppen (Rapport kring wifi, kopiatorer, datorer med mera.)
+
  8.3 Personalutskottet Frågor kring anställningar, arbetsmiljö osv
  
10.3 Medlemsföreningar – (Har medlemsföreningar några önskemål, eventuella problem osv.)
+
'''9. Rapporter personal'''
  
10.4 Renoveringsgruppen – (Vad händer med renoveringen, vilka projekt är på gång.)
+
Personalen är anställd för att sköta det som löpande måste fungera för att verksamheten ska fungera och som med stor sannolikhet inte fungerar om det bara sköts av ideella.
 
10.5 Övriga verksamhetsområden (musiken, verkstäderna, Nyfiket osv) – (Övriga ansvarsområden
 
  
 +
  9.1. Administrativ samordnare - Rapporten innehåller det som Administrativ samordnare ansvarar för utöver ekonomi och bokföring, exempelvis personalfrågor, om arbetsuppgifter utförts sedan sist styrelse > personal, admsam > personal, säkerhetsfrågor, försäkringar mm
  
11 Inkomna förslag, motioner och liknande till styrelsen (Ja, här behandlas eventuella förslag och motioner.)
+
  9.2. Operativ samordnare - Rapporten ska behandla det som operativ samordnare ansvarar för: uppdatering kring loppis (Hur ser bokningarna ut? Eventuella problem?), uthyrningar (Vad har hänt? Vad är på gång? Behov av jour?), utrustning (Funkar allt? Finns allt?), taggsystemet (Har det rensats vid månadsskiftet?), piggelinsystemet (Vilka har fått piggeling sedan sist? Utskrift från ”bokföringen”.
  
—————————————————————
+
  9.3. Övrig personal - Rapporter från lokaltekniker eller lokalvårdare
Mall för motion/förslag/beslutsunderlag till styrelsemöten:
+
 
 +
'''10. Punkt för endast styrelsemedlemmar'''
 +
 
 +
Här diskuteras frågor som rör personalen där personalen inte är närvarande, exempelvis eventuella problem eller personliga saker som inte rör övriga anställda.
 +
 
 +
'''11. Rapporter arbetsgrupper och ansvarsområden'''
 +
 
 +
De ansvariga kontaktpersonerna rapporterar för Arrangemangsgruppen, Fastighetsgruppen, Information-och kommunikationsgruppen, Inspelningsstudion, Medlemsföreningar, Nyfiketgruppen, Öppna Repan och Öppna Verkstäderna
 +
 
 +
'''12 Inkomna förslag, motioner och liknande till styrelsen'''
 +
 
 +
(Ja, här behandlas eventuella förslag och motioner.)
 +
 
 +
'''13 Fördelning och avlöning av tillfälligt arbete'''
 +
 
 +
'''14. Helg- och festjour'''
 +
 
 +
14.1. Kommande helgjourer
 +
 
 +
14.2. Kommande festjourer
 +
 
 +
'''15. Övriga frågor'''
 +
 
 +
'''16. Mötets avslutande'''
 +
 
 +
===Hur du lämnar in förslag till styrelsemötet===
 +
—————————————————————'''
 +
Mall för motion/förslag/beslutsunderlag till styrelsemöten:'''
 
—————————————————————
 
—————————————————————
  
 
* Kort bakgrund till förslaget
 
* Kort bakgrund till förslaget
 
* Motivering av förslag
 
* Motivering av förslag
* Förslag i att-satser
+
* Skriv förslag i att-satser
  
Ex
+
Exempelvis
  
Bakgrund:  
+
''Bakgrund:  
  
 
Kontoret är stökigt, med sladdar över allt med risk för att någon snubblar.
 
Kontoret är stökigt, med sladdar över allt med risk för att någon snubblar.
Rad 73: Rad 101:
 
Därför föreslår jag:
 
Därför föreslår jag:
  
- att kontorets personal ges i uppdrag att se till att kontoret städas.
+
* att kontorets personal ges i uppdrag att se till att kontoret städas.
- att sladdar ska fästas på lämpligt sätt så att ingen riskerar av snubbla på dem.
+
* att sladdar ska fästas på lämpligt sätt så att ingen riskerar av snubbla på dem.''
 
 
 
 
12 Fördelning och avlöning av tillfälligt arbete
 
 
 
13. Helg- och festjour
 
        13.1. Kommande helgjourer
 
        13.2. Kommande festjourer
 
 
 
14. Övriga frågor
 
  
15. Mötets avslutande
 
  
[[Kategori:Kallelser till Styrelsemöten]]
 
 
[[Kategori:Styrelsearbete]]
 
[[Kategori:Styrelsearbete]]
[[Kategori:Styrelsemöte år-månad-dag]]
+
[[Kategori:Mallar och lathundar]]

Nuvarande version från 7 februari 2021 kl. 20.33

Vad som tas upp på ett styrelsemöte[redigera]

Styrelsemöte för Föreningen Kulturhuset, år-månad-dag

1. Mötets öppnande

Ordförande hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat.

2. Val av mötesfunktionärer

Vilka personer som ska inneha de olika ansvarsrollerna under mötet.

Rollerna är:

  • Mötesordförande - Mötesordförandes uppgifter är att leda mötet, presentera punkter, fördela ordet, sammanfatta diskussioner och se till att beslut tas på rätt sätt samt att se till att folk håller sig till punkterna så att mötet håller tiden.
  • Mötessekreterare - Mötessekreterarens uppgift är att föra anteckningar (protokoll) under mötet. Det viktigaste är att alla beslut som tas under mötet finns antecknade och om det fanns några eventuella motståndare till förslaget. Mötessekreteraren ansvarar för att justerarna får protokollet i rimlig tid så att de hinner kolla igenom och komma med eventuella ändringar innan de glömt bort vad som sas. När detta är gjort signerar mötessekreteraren protokollet. Personen ansvarar även för att lägga upp protokollet på wikin och ser till att det skrivs ut och hamnar i avsedd pärm på kontoret.
  • Justerare tillika rösträknare - Justerarens uppgift är att läsa igenom mötessekreterarens anteckningar och kontrollera att de stämmer med vad som sagts och beslutats. Denne gör eventuella ändringsanteckningar och skriver sedan under protokollet. Protokollet är inte giltigt förrän det signerats av samtliga justerare som utsågs på mötet. Rösträknare räknar röster vid eventuell votering/omröstning. Oftast är justerare och rösträknare samma person.

5. Fastställande av röstlängd

Här kontrolleras vilka av de som är på mötet som får rösta om det dyker upp en fråga som man behöver rösta om. Det är bara ordinarie ledamöter som har rösträtt och styrelsens ordförande har utslagsrösten.

4. Fastställande av föredragningslista

Har dagordningen kommit i tid? Har alla läst igenom den? Finns några förslag på ändringar eller ytterligare punkter? Efter eventuella ändringar frågar mötesordförandes om alla godkänner dessa och fastställer därmed dagordningen.

5. Nästa möte

Ja, besluta om när nästa möte är helt enkelt. Vi har denna punkt tidigt så att alla som deltar på mötet ska vara med och besluta om och veta när nästa möte är.

6. Uppföljning av beslutsliggare

I beslutsliggaren finns alla tidigare beslut antecknade. Vilka beslut togs på förra mötet? Finns det tidigare beslut som skulle vara färdiga till detta mötet? Finns det viktiga beslut som inte genomförts? Varför? Uppföljning av beslutsliggare helt enkelt!

7. Inkommen korrespondens

Har det kommit in några förfrågningar, inbjudningar, klagmål eller förslag till styrelsen via mejl, brev, facebook, telefon eller brevlådan utanför kontoret som inte kräver en egen punkt, men där styrelsen behöver ge besked om något så tas det upp här.

8. Rapporter utskott

8.1 Arbetsutskottet – eventuella beslut som tagits mellan styrelsemötena redovisas samt arbetsutskottets arbete sedan förra mötet.

8.2 Ekonomiutskottet – Ekonomiska rapporter gås igenom.

8.3 Personalutskottet – Frågor kring anställningar, arbetsmiljö osv

9. Rapporter personal

Personalen är anställd för att sköta det som löpande måste fungera för att verksamheten ska fungera och som med stor sannolikhet inte fungerar om det bara sköts av ideella.

9.1. Administrativ samordnare - Rapporten innehåller det som Administrativ samordnare ansvarar för utöver ekonomi och bokföring, exempelvis personalfrågor, om arbetsuppgifter utförts sedan sist styrelse > personal, admsam > personal, säkerhetsfrågor, försäkringar mm

9.2. Operativ samordnare - Rapporten ska behandla det som operativ samordnare ansvarar för: uppdatering kring loppis (Hur ser bokningarna ut? Eventuella problem?), uthyrningar (Vad har hänt? Vad är på gång? Behov av jour?), utrustning (Funkar allt? Finns allt?), taggsystemet (Har det rensats vid månadsskiftet?), piggelinsystemet (Vilka har fått piggeling sedan sist? Utskrift från ”bokföringen”.

9.3. Övrig personal - Rapporter från lokaltekniker eller lokalvårdare

10. Punkt för endast styrelsemedlemmar

Här diskuteras frågor som rör personalen där personalen inte är närvarande, exempelvis eventuella problem eller personliga saker som inte rör övriga anställda.

11. Rapporter arbetsgrupper och ansvarsområden

De ansvariga kontaktpersonerna rapporterar för Arrangemangsgruppen, Fastighetsgruppen, Information-och kommunikationsgruppen, Inspelningsstudion, Medlemsföreningar, Nyfiketgruppen, Öppna Repan och Öppna Verkstäderna

12 Inkomna förslag, motioner och liknande till styrelsen

(Ja, här behandlas eventuella förslag och motioner.)

13 Fördelning och avlöning av tillfälligt arbete

14. Helg- och festjour

14.1. Kommande helgjourer

14.2. Kommande festjourer

15. Övriga frågor

16. Mötets avslutande

Hur du lämnar in förslag till styrelsemötet[redigera]

————————————————————— Mall för motion/förslag/beslutsunderlag till styrelsemöten: —————————————————————

  • Kort bakgrund till förslaget
  • Motivering av förslag
  • Skriv förslag i att-satser

Exempelvis

Bakgrund:

Kontoret är stökigt, med sladdar över allt med risk för att någon snubblar.

Motivering av förslag:

Kontoret behöver städas och sladdarna behöver sättas upp så ingen skadar sig.

Därför föreslår jag:

  • att kontorets personal ges i uppdrag att se till att kontoret städas.
  • att sladdar ska fästas på lämpligt sätt så att ingen riskerar av snubbla på dem.