Föredragningslista till styrelsemöten

Styrelsemöte för Föreningen Kulturhuset, år-månad-dag'

1. Mötets öppnande - (Ordförande hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat.)

2. Val av mötesfunktionärer - (Vilka personer som ska inneha de olika ansvarsrollerna under mötet.)

2.1. Val av mötesordförande - (Mötesordförandes uppgifter är att leda mötet, presentera punkter, fördela ordet, sammanfatta diskussioner och se till att beslut tas på rätt sätt samt att se till att folk håller sig till punkterna så att mötet håller tiden.)

2.2. Val av mötessekreterare - (Mötessekreterarens uppgift är att föra anteckningar (protokoll) under mötet. Det viktigaste är att alla beslut som tas under mötet finns antecknade och om det fanns några eventuella motståndare till förslaget. Mötessekreteraren ansvarar för att justerarna får protokollet i rimlig tid så att de hinner kolla igenom och komma med eventuella ändringar innan de glömt bort vad som sas. När detta är gjort signerar mötessekreteraren protokollet. Personen ansvarar även för att lägga upp protokollet på wikin och ser till att det skrivs ut och hamnar i avsedd pärm på kontoret.)

2.3. Val av justerare tillika rösträknare - (justerarens uppgift är att läsa igenom mötessekreterarens anteckningar och kontrollera att de stämmer med vad som sagts och beslutats. Denne gör eventuella ändringsanteckningar och skriver sedan under protokollet. Protokollet är inte giltigt förrän det signerats av samtliga justerare som utsågs på mötet. Rösträknare räknar röster vid eventuell votering/omröstning. Oftast är justerare och rösträknare samma person.)

3. Fastställande av föredragningslista - (Har dagordningen kommit i tid? Har alla läst igenom den? Finns några förslag på ändringar eller ytterligare punkter? Efter eventuella ändringar frågar mötesordförandes om alla godkänner dessa och fastställer därmed dagordningen.)

4. Nästa möte - (Ja, besluta om när nästa möte är helt enkelt. Vi har denna punkt tidigt så att alla som deltar på mötet ska vara med och besluta om och veta när nästa möte är.)

5. Uppföljning av beslutsliggare - (I beslutsliggaren finns alla tidigare beslut antecknade. Vilka beslut togs på förra mötet? Finns det tidigare beslut som skulle vara färdiga till detta mötet? Finns det viktiga beslut som inte genomförts? Varför? Uppföljning av beslutsliggare helt enkelt!)

6. Inkommen korrespondens - (Har det kommit in några förfrågningar, inbjudningar, klagmål eller förslag till styrelsen via mejl, brev, facebook, telefon eller brevlådan utanför kontoret som inte kräver en egen punkt, men där styrelsen behöver ge besked om något så tas det upp här.)

7. Rapporter utskott

7.1. Arbetsutskottet – (eventuella beslut som tagits mellan styrelsemötena redovisas samt arbetsutskottets arbete sedan förra mötet.)

7.2. Ekonomiutskottet – (Ekonomiska rapporter gås igenom.)

7.3. Personalutskottet – (Frågor kring anställningar, arbetsmiljö osv)

8. Rapporter personal - (Personalen är anställd för att sköta det som löpande måste fungera för att verksamheten ska fungera och som med stor sannolikhet inte fungerar om det bara sköts av ideella.)

8.1. Administrativ samordnare - (Rapporten innehåller det som Administrativ samordnare ansvarar för utöver ekonomi och bokföring, exempelvis personalfrågor, om arbetsuppgifter utförts sedan sist styrelse > personal, admsam > personal, säkerhetsfrågor, försäkringar mm)

8.2. Operativ samordnare - (Rapporten ska behandla det som operativ samordnare ansvarar för: uppdatering kring loppis (Antal gånger förra månaden. Hur ser bokningarna ut? Eventuella problem?), uthyrningar (Vad har hänt? Vad är på gång? Behov av jour?), utrustning (Funkar allt? Finns allt?), taggsystemet (Har det rensats vid månadsskiftet?), piggelinsystemet (Vilka har fått piggeling sedan sist? Utskrift från ”bokföringen”.)

8.3. Övrig personal

9. Personalfri punkt (Här diskuteras frågor som rör personalen där personalen inte är närvarande, exempelvis eventuella problem eller personliga saker som inte rör övriga anställda.)

10. Rapporter arbetsgrupper och ansvarsområden mm

10.1 Information, kommunikation och media – (Hur fungerar kommunikationen intern, informationen utåt och har vi synts i media något.)

10.2 IT-gruppen – (Rapport kring wifi, kopiatorer, datorer med mera.)

10.3 Medlemsföreningar – (Har medlemsföreningar några önskemål, eventuella problem osv.)

10.4 Renoveringsgruppen – (Vad händer med renoveringen, vilka projekt är på gång.)

10.5 Övriga verksamhetsområden (musiken, verkstäderna, Nyfiket osv) – (Övriga ansvarsområden

11 Inkomna förslag, motioner och liknande till styrelsen (Ja, här behandlas eventuella förslag och motioner.)

————————————————————— Mall för motion/förslag/beslutsunderlag till styrelsemöten: —————————————————————

• Kort bakgrund till förslaget
• Motivering av förslag
• Förslag i att-satser

Ex

Bakgrund:

Kontoret är stökigt, med sladdar över allt med risk för att någon snubblar.

Motivering av förslag:

Kontoret behöver städas och sladdarna behöver sättas upp så ingen skadar sig.

Därför föreslår jag:

- att kontorets personal ges i uppdrag att se till att kontoret städas. - att sladdar ska fästas på lämpligt sätt så att ingen riskerar av snubbla på dem.

12 Fördelning och avlöning av tillfälligt arbete

13. Helg- och festjour

       13.1. Kommande helgjourer
       13.2. Kommande festjourer

14. Övriga frågor

15. Mötets avslutande