Styrelsemöte, 2016-08-21, protokoll

Från Kulturhuset Jönköping Wiki
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Styrelsemöte, Kulturhuset i Jönköping, 2016-08-21, klockan 12.00 i sammanträdesrummet

Mötets öppnande[redigera]

Mötet öppnas av Sebastian som hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat.

Val av mötesfunktionärer[redigera]

Val av mötesordförande[redigera]

Till mötesordförande väljs Johan Kittendorf.

Val av mötessekreterare[redigera]

Till mötessekreterare väljs Sebastian Dahlander.

Val av justerare tillika rösträknare[redigera]

Till justerare tillika rösträknare väljs Peter Olsson.

Fastställande av föredragningslista[redigera]

Föredragningslistan fastställs utan ändringar.

Nästa möte[redigera]

Nästa möte är onsdagen den 14 september, klockan 17:00.

Uppföljning av beslutsliggare[redigera]

Inget särskilt att följa upp.

Inkommen korrespondens[redigera]

  • Brev angående Välkomstmässa, 26 aug, Campus Arena, JU. (Se punkt 14.1)
  • Brev angående Fritidsmässa för integration, 10 sept, idrottshuset. (Se punkt 14.2)
  • Mejl angående Regional Utveckling Strategi-möte i oktober.
  • Brev från Vaggeryds Kommun gällande praoplatser från årskurs 8-9 under hösten 2016.

Rapporter utskott[redigera]

Arbetsutskottet[redigera]

Styrelsen godkänner beslutet att anställa Tim Wetterek Andersson på 25% under augusti för att ta fram:

  • en Arbetsmiljöplan för systematiskt arbetsmiljöarbete.
  • i mån av tid en checklista för fastighetsunderhåll.
  • se över arbetsbeskrivning för vaktmästare.
  • samt ge förslag kring arbetstider för personal.

I övrigt inget särskilt att rapportera.

Ekonomiutskottet[redigera]

Inget anmärkningsvärt att rapportera. Nyfiket och loppisen gick marginellt bättre. Uthyrningsverksamheten gick detsamma. Inköp av en ny dator till kontoret samt större bandbredd för nätverket har gjort att kostnaderna ökat med cirka 5000 kr jämfört med tidigare år.

Personalutskottet[redigera]

Skyddsrond kommer genomföras onsdagen den 7 september klockan 14:00. Ett möte ska hållas innan dess.

Fortsätta arbetet med arbetsbeskrivning och arbetsrutiner för eventuell ny tjänst: Lokaltekniker. Målet är att ha underlag färdigt till nästa styrelsemöte.

Rapporter personal[redigera]

Administrativ samordnare[redigera]

Billing har ersatt Jonsson under ledigheten. Inget extraordinärt har hänt under sommaren, utan saker har flutit på som vanligt.

Operativ samordnare[redigera]

  • Opsam datorn har gått sönder, men är ersatt.
  • Styrelsekonton finns numera på båda kontorets datorer.
  • Ett underlag kring inköp av nytt PA har tagits fram.
  • Utvecklingsarbete kring uthyrningsverksamheten har påbörjats.

Övrig personal[redigera]

Inget särskilt att rapportera. Under deras ledigheten har visst arbete avlönats genom det alternativa ersättningssystemet.

Personalfri punkt[redigera]

Personalmöten ska hållas inför hösten.

Rapporter arbetsgrupper och ansvarsområden mm[redigera]

Information, kommunikation och media[redigera]

Facebook: Facebook uppdateras regelbundet. Någon gillar saker som Kulturhuset på facebook. Albin är upprörd.

Instagram: Folk har börjat uppdatera Kultans Instagram mer regelbundet.

Hemsida: Ny hemsida på gång! Utkast finns på http://ny.kulturhusetjonkoping.se

IT-gruppen[redigera]

Inget särskilt att rapportera.

Medlemsföreningar[redigera]

Inget särskilt att rapportera.

Renoveringsgruppen[redigera]

Belysningsarbetet i Stora Salen pågår preliminärt 5-23 september. Lokalen ska kunna användas under tiden arbetet pågår.

Insikten: Lokalen är nu tom. Arbetet med balkongen och scenen är igång.

I övrigt flyter arbetet på som planerat.

Övriga verksamhetsområden (musiken, verkstäderna, Nyfiket osv)[redigera]

En del strul kring loppisgruppen. Behov av dels mer reklam och dels tydligare regler. Vi ska försöka ha ett möte med loppisgruppen i början på september.

Inkomna förslag, motioner och liknande till styrelsen[redigera]

Ny struktur för arrangemangsgrupper i Kulturhuset[redigera]

Nya riktlinjerna godkänns utan ändringar. (?)

Nya riktlinjer gällande taggsystemet[redigera]

Riktlinjerna godkänns med två tillägg:

  • Dels att medlemmar i styrelsen räknas som vanliga medlemmar beträffande taggar.
  • Dels att Operativ samordnare i början på varje år ska kontakta medlemsföreningarna för att stämma av vilka av deras medlemmar som ska ha fortsatt behörighet.

Bokning av lokaler i Kulturhusets namn[redigera]

Arbetsmiljöplan för Kulturhuset[redigera]

Ändringsförslag:

  • (PU) har det övergripande ansvaret för att Arbetsmiljölagen följs upp och arbetet anpassas efter lagen som sådan. Det löpande arbetet kan delegeras till Administrativ Samordnare.

Arbetet med dokumentet godkänns. Dokumentet kommer att gås igenom med Fastighets under skyddsronden. Eventuella förändringar tas upp på nästkommande styrelsemöte för slutgiltigt godkännande.

Checklista för fastighetsunderhåll på Kulturhuset[redigera]

Arbete med checklista för fastighetsunderhåll pågår på wikin. Denna kommer att kunna komplettera Arbetsmiljöplanen och vara ett bra stöd för en eventuell kommande tjänst som Lokaltekniker.

Förtydligande av riktlinjer kring fördelning och ersättning för tillfälligt arbete i Kulturhuset[redigera]

Diskussion kring riktlinjerna. Vi ska till nästa möte förtydliga ytterligare kring olika typer av piggelinpoäng.

Fram tills nästa möte använder vi oss av nivåerna på piggelinpoäng som sammanfattas i förslaget till dagens möte.

Juneborgs lokalen[redigera]

Lokalen ska om möjligt inlämmas i Kulturhusets ordinarie verksamhet enligt rådande avtal.

FN-föreningens fd lokal[redigera]

Lokalen ska om möjligt inlämmas i Kulturhusets ordinarie verksamhet enligt rådande avtal.

Fördelning och ersättning av tillfälligt arbete[redigera]

Till nästa styrelsemöte vill vi att Operativ Samordnare tar fram en sammanställning kring piggelin-systemet. Vem som har vilka poäng och hur mycket som spenderats på vad.

Helg- och festjour[redigera]

Vi beslutade om några riktlinjer för när det ska vara två festjour:

  • Om det förekommer alkohol och hyresgästerna är under 25 år.
  • Om det förekommer alkohol, hyresgästen är över 25 år och det är över 50 personer.
  • Om det är ett arrangemang med över 200 besökare.

Kommande helgjourer[redigera]

  • 26-28 aug - Johan Kittendorff
  • 2-4 sept - Albin Sundqvist
  • 9-11 sept - Peter Olsson
  • 16-18 sept - Albin Sundqvist
  • 23-25 sept - Johan Kittendorff
  • 30 sept - 02 okt - Sebastian Dahlander

Kommande festjourer[redigera]

Vi beslutade att eftersom det är tre fester samtidigt lördagen den 27 augusti ska festjour bestå av tre personer den kvällen.

  • 27 augusti - Albin, Peter, Sebastian

Övriga frågor[redigera]

Välkomstmässa, JU, 26 augusti[redigera]

Vi ska om möjligt delta på denna. Vi har ett bord bokat.

Fritidsmässa, Idrottshuset, 10 september[redigera]

Vi ska om möjligt delta på denna. Vi har ett bord bokat.

Mötets avslutande[redigera]

Mötet avslutas och alla packar ihop sina pinaler och lämnar rummet snabbare än kvickt.