Styrelsearbete Lathund 2023

Styrelsen har tidigare delat upp sig i följande roller: Styrelsen 2023 Styrelsen har setts en gång i månaden för att ha styrelsemöte och haft arbetsmöte två veckor innan på en söndag för att strategiskt planera. Arbetsmötena har haft ett förbestämt tema. Ordförande och vice har kallat på samtliga möten.

Konstituerande styrelsemöte:

- Skicka in papper till swedbank för att se till att rätt personer företräder föreningen. [Swedbank, byta uppgifter]

- Se till att alla uppgifter stämmer med hur det behöver finnas med. Årsmötesprotokollet behöver innehålla för och efternamn på samtliga styrelsen, föreningens organisationsnummer och datum på sammanträdet.

- Se till att Nätverkstans uppgifter inte försvinner ur Swedbanks register, detta så de kan fortsätta sköta all ekonomihantering. (Deras uppgifter finns i stora kassaskåpet på kontoret, ni kan även kontakta dom för att säkerställa att allt står rätt till.)

- Uppdatera Zettle, kassasystemet, med rätt styrelseuppgifter. De har support man kan ringa för att lösa detta.

- Meddela Nätverkstan om vem som skall attestera samtliga fakturor för betalning. Den får då ett inlogg till fortnox. Att attestera fakturor gör man smidigast på Fortnox app. Då får man notis om att man har fakturor att attestera. Då kollar man så allt ligger rätt till med fakturan som ska betalas.

- Se till att styrelsen har tillgång till Teams. Där finns styrelsens dokument och arbete. Lokaltekniker kan bjuda in nya personer till Teams.

Ekonomiska rutiner:

- Meddela Nätverkstan vem som är deras främsta kontaktperson.

- Senast 15de varje månad behöver avvikelser på anställdas lön skickas in till dem. Detta kan vara eventuell sjukdag, reseersättningsunderlag eller andra utlägg anställda gjort under föregående månad. Detta ska de anställda rapportera till styrelsens representant innan 15de.

- Skanna in underlag för medlemmars utlägg till nätverkstan en gång i månaden så medlemmar får sina pengar.

- Rapportera in anställdas pension en gång i månaden. Tjänstepersoner på Collectum, arbetare till Fora. (Inlogg finns i föreningens lösenordsdatabas.)

- Veckovis gå in på ekonomi@kulturhusetjonkoping.se och vidarebifodra inkomna fakturor till inbox.lev.1233360@arkivplats.se som är mailadressen till bokföringsprogrammet. Fakturor och annat ekonomiskt underlag som inkommer via posten ska skannas in och skickas i PDF (en PDF per mail) till inbox-mailen.

Pågående processer:

- Förhandling med Folkets Bio. Mandatet har Peter Olsson och Eli Oskarsson, en styrelserepresentant behöver finnas med för det avslutande arbetet.

- Lokalöversyn. En bruttolista ska sammanställas till kommunen där en översyn av de lokaler som behöver upprustas ska presenteras. Mandat ligger på Vaktmästare i samråd med en styrelserepresentant.

Föredragningslista styrelsemöte:

Styrelsen har använt sig av Teams för att förbereda föredragningslista till styrelsemöte, där finns även tidigare ojusterade protokoll från styrelsemöten. Teams för styrelsen får man tillgång till med hjälp av lokaltekniker som kan bjuda in nya personer till styrelsens filer på Teams. Protokoll från styrelsemöten skall justeras och sedan skrivas ut, signeras och sättas i pärm i kontoret.

- Föreningen Kulturhuset i Jönköping, 826001-1567

- Styrelsemöte

- Datum

- Föredragningslista

- 1.Mötets öppnande

- 2.Fastställande av röstlängd

- 3.Val av mötesfunktionärer

- 4.Mötesordförande

- 5.Sekreterare

- 6.Justerare

- 7.Fastställande av föredragningslista

- 8.Nästa möte

- 9.Trivselpunkt

- 10.Per capsulam-beslut

- 11.Styrelseärenden

- 12.Ekonomi

- 13.Verksamhetsärenden

- 14.Personalärenden

- 15.Medlemsföreningar

- 16.Punkt för endast styrelsemedlemmar

- 17.Övriga frågor

- 18.Mötets avslutande